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Une nouvelle recrue et un zoom sur la réunion de lancement

29 septembre 2020 - Actualité

Une nouvelle cheffe de projet nous rejoint, tandis qu'une partie de l'équipe anime une réunion de lancement Gestion/Diffusion dans le Sud.

Un nouveau client

La ville d’Albi choisit Ligeo Gestion pour ses archives et change de Système Informatique d’Archives (SIA). Ses fonds riches du Moyen-Age, en passant par ses archives modernes et contemporaines sont entre de bonnes mains ! Bienvenue à eux. 

Une nouvelle recrue

La team Ligeo accueille une nouvelle recrue ! Anne Brunet intègre l’équipe en tant que chef de projet Ligeo Archives. Après un stage chez nous mené avec brio et à distance depuis Paris (confinement oblige), Anne nous rejoint, en présentiel cette fois-ci, et s’installe à Angers (elle ne pouvait faire de meilleur choix) ! Archiviste de formation (Ecole Nationale des Chartes), elle travaillera sur des projets Gestion autant que Diffusion. Une arrivée rythmée pour Anne, très vite plongée dans le bain puisqu’elle sera en formation durant les prochaines semaines, notamment en assistant l’équipe sur le projet de gestion mutualisée des archives de la ville et de l’agglomération de Niort. 

Bienvenue à elle ! 

La réunion de lancement : pour un décollage réussi de votre projet !

La rentrée fut ensoleillée pour l’équipe Ligeo, partie en tournée dans le Sud de la France la semaine dernière. Au programme, deux réunions de lancement pour les Archives Départementales des Alpes-Maritimes et les Archives Communales de Marseille. Une bonne occasion de souligner l’importance de ce moment-clé ! 

Faciliter l’appropriation de l’outil

La mise en place d’un Système d’Information Archivistique (SIA) est toujours un évènement capital pour un service d'archives. Que ce soit un changement ou une première acquisition, le premier contact de nos clients avec leur nouvel outil est primordial. 

Chaque réunion s’adapte aux spécificités des projets, tout en intégrant un socle commun, pour assurer un déroulement optimal. Le plus souvent, les réunions de lancement durent deux jours. Durant la première journée, nos chefs de projet Ligeo en profitent pour se présenter aux équipes et redéfinir le projet et son périmètre, en s’appuyant sur le plan d’assurance qualité. 

Le plan d’assurance qualité au service de votre projet

Pendant ce temps de rencontre, l’équipe Ligeo détaille l’organisation du projet.La réunion de lancement s’articule donc autour de notre Plan d’Assurance Qualité ou PAQ. Pour démystifier ce terme compliqué, il s’agit tout simplement de récapituler dans un document :

  • quels sont les enjeux du projet

  • qui y fait quoi, côté client, comme côté prestataire (décisions, validations, etc.)

  • quelles sont les instances de suivi du projet : COPIL (Comité de pilotage), COPROJ (Comité de projet), Comité métier

  • quels sont les outils numériques de suivi qui seront utilisés (Redmine)

  • quels seront les ateliers organisés

  • quel sera le planning et les jalons clés (validation des livrables, tests…).

Plus globalement, le PAQ est un véritable plan d’actions pour lancer le projet !

Intégrer la conduite du changement dans la démarche projet

La réunion de lancement est aussi indispensable afin que toutes les équipes partent avec les mêmes bases et que chacun se sente impliqué. Ainsi, nous insistons toujours sur l’importance de communiquer auprès des équipes sur l’avancement du projet ; l’objectif étant de s'assurer d’une adhésion unanime au moment de passer en production.

Plus les collaborateurs seront informés, consultés, et tenus au courant des avancées sur le projet, meilleure sera l’acceptation au moment-clé du changement d’outil. 

Qu’il s’agisse d’un projet de Gestion ou de Diffusion, nous présentons toujours les solutions et concepts-clés de Ligeo. À Marseille, c’était donc une double présentation : en effet la cité phocéenne a choisi Ligeo Gestion et Diffusion ! Cette démarche est ensuite complétée par une formation sur site, comme nous vous en parlions dans notre article dédié

Créer du lien et l’entretenir

Nous privilégions toujours les réunions de lancement en présentiel, dans l’optique de renforcer la proximité avec nos clients. Malgré le contexte sanitaire actuel, nous nous adaptons pour continuer de venir à la rencontre de nos clients. Même si cela implique des coûts supplémentaires pour la collectivité, c’est le gage d’une collaboration réussie et d’un bon déroulement du projet.  

Comme le précise Guillaume Lory, directeur des projets et chef de produit Ligeo Diffusion “Une organisation cadrée, et des outils d’échange performants, ne remplaceront jamais un coup de téléphone informel pour s’assurer que tout va bien sur le projet !

La réunion de lancement, c’est justement l'occasion de tisser des liens et d’échanger avec les équipes des services d’archives. C’est une véritable rencontre avec les archivistes et l’équipe de la Direction des Systèmes d’Information (DSI), généralement ponctuée par un déjeuner convivial pendant lequel nous découvrons nos clients sur d’autres aspects que l’archivistique. 

Ce lien avec nos clients, nous l’entretenons sur le long terme en allant à leur rencontre quand nous le pouvons. Ainsi, l’équipe a profité de sa venue dans le Sud pour passer aux Archives Nationales d’Outre-Mer à Aix en Provence, mais aussi aux Archives Départementales des Bouches-du-Rhône.