Reprise de données

Depuis le temps où V-Technologies a débuté son partenariat avec des services d'archives sur des applications informatiques, elle n'a eu de cesse de s'adapter à ce contexte métier particulier. Elle s'est également attachée à élaborer des méthodes de travail pour permettre de tenir des délais sans perdre en qualité sur ses projets. La reprise de données fait indiscutablement partie de cette expérience acquise au fil des années:


Reprise en externe partielle

Il est nécessaire de différencier les données structurées de celles qui ne le sont pas. Les premières sont issues d'applications informatiques capables d'exports dans des formats structurés. Par exemple, les systèmes de gestion de bases de données peuvent la plupart du temps sortir les données au format CSV. Les seconds sont aussi supportés et décrits dans la description de reprise des instruments de recherche.

Automatisation des processus

Nous proposons de reprendre les fichiers issus de bases de données afin de leur appliquer un batch (programme informatique) qui permettra de :

  • reconstituer automatiquement les espaces
  • récupérer les producteurs
  • récupérer les articles (sous la forme d’entrées) et de notices et les associer aux espaces

Un travail de reconnaissance préparatoire

Dans ce genre de cas, lorsque le service d'archives était déjà informatisé, il est possible pour nos ingénieurs de transformer les données pour les intégrer dans Ligeo Archives. Cette méthode demande une préparation importante en amont afin de bien comprendre les particularités propres au service. Ce travail préparatoire est réalisé par nos experts archivistes en partenariat avec les utilisateurs de la solution.

 

Reprise des instruments de recherche

Depuis le début de la décennie 2000, la norme de description archivistique EAD a fait son apparition et s'est imposée pour créer les instruments de recherche archivistiques. Ligeo Archives supporte parfaitement cette norme ainsi que l'EAC. C'est pourquoi, une conversion des IR dans ses normes est toujours réalisée avant leur intégration dans le progiciel.

Reprise des fichiers Excel

Le progiciel Ligeo Archives permet une reprise de données de fichiers au format Microsoft Excel ou Word. Les fichiers Excel sont enregistrés en CSV puis convertis en XML-EAD grâce à un batch de conversion PHP.

 

Reprise des fichiers non-structurés

Les instruments de recherche en format Word peuvent être repris dans l’application grâce à une fonctionnalité d’édition. La reprise est assez simple : copier/coller le texte de Word dans l’éditeur de texte de l’application au niveau de l’instrument de recherche concerné, puis « baliser » le texte en le sélectionnant.


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