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De nouveaux clients et une formation mutualisée aux archives de Grenoble

28 juillet 2020 - Actualité

Au programme de l’actualité Ligeo ce mois-ci : des nouveaux clients et un retour d’expérience sur une formation Ligeo Gestion à Grenoble !

Un nouveau client et un renouvellement

Après trois années de collaboration, les archives départementales de la Sarthe renouvellent leur confiance à Ligeo Gestion. Nous nous occuperons donc à nouveau de leur maintenance.

Un nouveau client Ligeo Gestion rejoint la communauté. C’est la ville de Pully en Suisse que nous accueillons !

Formation Ligeo Gestion à Grenoble : retour sur une belle expérience

Fin juin, Fabien Zepparelli, chef de projet Ligeo Gestion, se rendait à Grenoble pour former à Ligeo Gestion les agents des services d’archives de la ville et de la métropole grenobloise. L’occasion de revenir sur trois journées de formation enrichissantes !

Former les services d’archives

L’achat de la solution Ligeo comprend naturellement des heures de formation, pour que les utilisateurs s’approprient leur nouvel outil de travail. Au gré des nouveautés implémentées sur le logiciel, nous ajustons nos plans de formation pour toujours mieux accompagner nos clients. C’est d’ailleurs dans cet esprit que nous que nous avons récemment créé la Ligeo Académie, annoncée lors des Journées 2020. Avec cette académie, nous souhaitons répondre aux besoins en formation, que ce soit pour monter en compétence ou former les nouveaux utilisateurs. Ces sessions de formation pourront être achetées à l’unité ou via l’UGAP.

Pour former les nouveaux utilisateurs de Ligeo, Laurence Salce et Fabien Zepparelli, respectivement archiviste consultante et chef de projet Ligeo, vont régulièrement à votre rencontre.

Grenoble : un projet de gestion mutualisé

Pour ce premier retour d’expérience, nous vous emmenons aux archives de Grenoble. En 2019, nous vous annoncions l’arrivée de la ville et la métropole de Grenoble dans la communauté Ligeo Gestion. Un beau projet de mutualisation, avec des données et des paramètres mis en commun entre les deux services d’archives ; comme nous l’explique Anne Boulenc, responsable du service d’archives de Grenoble : “Nous sommes un service commun avec deux fonds à conserver : celui de la métropole et celui de la ville de Grenoble. L'enjeu était d’avoir un seul outil de gestion pour que chaque collectivité garde son fonds, mais avec un seul outil de recherche. Nous avons choisi d’avoir les mêmes paramétrages pour la ville et la métropole. Ainsi, nous traitons les fonds de la même manière, que ce soit les producteurs, les versements, les dépôts, etc. Enfin, nous avons également une salle de lecture commune.
Fabien Zepparelli, notre chef de projet Ligeo, souligne également la particularité de ce projet mutualisé : “Dans le cas de Grenoble, nous sommes sur une configuration particulière de la plateforme Ligeo Gestion. Bien que les données soient séparées, l’ensemble des paramétrages sont communs ; par exemple les thésauri, ainsi que les différentes listes de valeurs.

Fabien Zepparelli a donc animé, du 22 au 24 juin, une formation mutualisée (aussi !) entre la ville et la métropole grenobloise. Trois journées enrichissantes pour en apprendre plus sur Ligeo Gestion, comme le précise Anne Boulenc : “Grâce à ces trois jours de formation, nous avons une vision plus précise de Ligeo Gestion et de son utilisation. Nous étions, jusqu'à présent, très concentrés sur la reprise des données. Cette formation nous a également aidé à y voir plus clair, pour faire évoluer nos pratiques actuelles.

Une formation également bénéfique pour la montée en compétence de l’équipe, poursuit Anne Boulenc : “Comme nous n’étions qu’un groupe, nous avons suivi l’ensemble des modules de formation : collecte/producteur, services versants, conservation, mais aussi classement et communication. Il était important que nous ayons tous les mêmes connaissances. Ce moment collectif était aussi très utile pour que chacun puisse s’approprier l’outil et adapter ses pratiques.

L’équipe des archives a ainsi découvert Ligeo Gestion en douceur : “Toute l’équipe est en phase d’apprentissage. Il était primordial que chacun puisse poser des questions et donner son avis, pour que ce changement ne soit pas subi” souligne la responsable du service.

De cette formation, Anne Boulenc retient aussi son côté créatif amené par Fabien, notre formateur : “Fabien nous disait qu’il fallait être original dans nos choix d’exemples de producteurs ou de descriptions et s’éloigner un peu de notre réalité professionnelle. Cette méthode a vraiment bien fonctionné pour apprendre à utiliser le logiciel ! Je me souviens d’un exemple en particulier, avec Cyril Lignac et des archives de recettes ! Cette façon de faire ancre plus facilement les choses, c’est presque comme un moyen mnémotechnique !

De son côté, Fabien garde le souvenir d’une participation très active et enthousiaste de tous les agents des archives : “Cette formation était très agréable, l’équipe était à l’écoute, dynamique avec un bon sens de l’humour !

Crédit photo : Compte Twitter des Archives de Grenoble