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D’un instrument pour la recherche, vers un matériau de recherche

29 avril 2020 - Nouveautés

La section des archivistes départementaux de l’Association des archivistes français organise chaque année ses journées d’études, les RASAD (Rencontres Annuelles de la Section des Archivistes Départementaux), autour d’un sujet d’actualité, développé pendant une journée et demie d’échanges et de partage. Cette année, les rencontres avaient lieu à Lyon, les 6 et 7 février 2020, et étaient centrées sur la diffusion des instruments de recherche sur les sites Internet d’archives.

Soucieux de faire entendre la voix de l’ensemble des acteurs du domaine, les organisateurs ont sollicité Ligeo Archives, en tant qu’éditeur de progiciel de système d’information archivistique, afin de leur permettre d’exprimer, leur vision sur ce sujet, au cœur du métier d’éditeur, comme de celui d’archiviste. 

Ainsi, nos chefs de produits Ligeo Gestion et Diffusion, respectivement, Ludovic Plaçais (à gauche sur la vidéo) et Guillaume Lory (à droite), ont réalisé une courte vidéo présentant notre avis sur l’exploitation actuelle et future des instruments de recherche dans les portails de diffusion d’archives. La vidéo enregistrée a été diffusée au cours des rencontres.

Après une rapide présentation de l’existant (tant dans Ligeo Gestion que Diffusion), ils proposent des pistes d’étude pour exploiter les instruments de recherche structurés en XML/EAD dans de nouveaux usages.

 

 

Transcription de la vidéo

 

Bonjour,

Guillaume Lory et Ludovic Plaçais de la société Empreinte Digitale

Depuis plus de 15 années, nous éditons les solutions Ligeo Archives, Ligeo Gestion et Ligeo Diffusion, qui équipent plus d'une centaine de services.

Ligeo Gestion permet à votre service d'archives de couvrir les « 4 C » de la chaîne archivistique : la Collecte, la Conservation, le Classement et la Communication.

De son côté, Ligeo Diffusion, est un portail en ligne largement paramétrable, et qui sait s'adapter aux différentes chartes graphiques des sites Internet qu'il équipe.

Qu'est-ce qui fait la spécificité de la diffusion des instruments de recherche ?

On a, d'un côté, l'arborescence des instruments de recherche et, d'un autre côté, le principe de non redondance de la norme ISAD(G).

De ce fait, les outils se doivent d'exploiter ces éléments : le seul contenu d'une notice ne suffit pas. 

Effectivement dans les interfaces de consultation, on doit trouver un juste milieu entre : 

  • tout afficher, au risque de noyer l'utilisateur sous trop d'information, 

  • ou n’afficher que le strict nécessaire, au risque de perdre les informations de contexte.

 

Cette spécificité est utilisée de manière différente dans les deux outils Ligeo Gestion et Diffusion. 

Ligeo Gestion exploite cette structure hiérarchique pour proposer des exports bureautiques paramétrables. Grâce à ces exports, les instruments de recherche restent des outils "pour faire des recherches".

Dans Ligeo Diffusion, cette structure hiérarchique est exploitée de plusieurs façons : 

  • dans l'affichage de l'instrument de recherche lui-même : le contexte hiérarchique est rappelé, à la fois dans l'arborescence de navigation, mais aussi dans la fenêtre de contenu ;

  • dans la page "ARK" : une page centrée sur la notice mais qui donne le contexte de classement de cette dernière ;

  • mais aussi dans les recherches : hiérarchie et indexation y sont exploitées pour pondérer les résultats.

Quel est l’enjeu principal de la diffusion des instruments de recherche ?

C’est de donner du sens au document. Grâce à la hiérarchie et l'indexation, l'instrument de recherche doit apporter du sens pour tous. Cette quête de sens doit à la fois contenter les experts en proposant une restitution "métier" des instruments de recherche. Mais aussi faciliter l'accès aux documents pour les novices, en enrichissant sémantiquement les résultats de recherche plein texte.

Quelles sont les évolutions prévisibles ?

Grâce à la généralisation des outils de classement, la production d'instruments de recherche se simplifie et se généralise : faire de l'XML/EAD est à la portée de tous. 

De ce fait, l'EAD apporte au contenu archivistique une structuration logique ; l'instrument de recherche devient un matériau exploitable par l'informatique. En termes d'évolution, cela facilite déjà les partages d'informations. 

France Archives en est un bon exemple. Le matériau commun EAD est facilement partagé et exploité. Cela permet aussi l'utilisation de ce matériau par l'Intelligence Artificielle.

 

Chez Ligeo Archives, nous travaillons actuellement sur la mise en place d'un agent conversationnel (un chatbot) avec un département partenaire. Cet outil exploitera une base de données sémantiques qui peut être liée à la structure sémantique elle-même des instruments de recherche. Le but étant d’apporter confort et informations pertinentes aux utilisateurs.