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Actualité de février chez Ligeo Archives

02 mars 2021 - Actualité

Le mois de février a été rempli de bonnes nouvelles pour l’équipe Ligeo : la communauté accueille de nouveaux membres, nous poursuivons notre aventure suisse et nous continuons de former nos clients. Ce mois-ci, nous revenons également sur les fichiers CSV et leur importance dans les différents modules Ligeo Gestion.

Nous accueillons des nouveaux venus !

C’est avec grand plaisir que Ligeo Gestion accueille le Conseil d’État qui nous confie ses fonds archivistiques. Un beau projet avec, bien sûr, de la reprise de données. La communauté d’agglomération de Vesoul fait également confiance à Ligeo Gestion pour ses fonds archivistiques.

L’Assistance Publique des Hôpitaux de Paris (APHP) a choisi Ligeo Diffusion et son équipe pour créer son tout nouveau portail documentaire.

Des projets qui s’étoffent

La communauté Ligeo, c’est aussi des clients qui s’y sentent bien et qui continuent de travailler avec nous.  C’est le cas de la ville de Genève pour laquelle nous avons réalisé quatre portails. Après les archives de la ville, la Bibliothèque genevoise, le Musée Voltaire et le Muséum de Genève, Ligeo poursuit son aventure suisse : Genève nous confie la réalisation du portail des archives de ses jardins botaniques !

Notre équipe forme le service des archives de Marseille

Ce mois-ci, Anne Brunet et Nicolas Bourcier, tous deux chefs de projet Ligeo, se sont rendus à Marseille pour former les équipes à leur nouvel outil.

Au programme, une présentation complète de l’utilisation de Ligeo Diffusion et de Ligeo Gestion, pour faciliter la prise en main de la solution. Un temps d’échange enrichissant qui a aussi été l’occasion pour les équipes de se rencontrer physiquement

Après le département des Bouches-du-Rhône, Ligeo continue sur sa lancée sous le soleil avec la cité phocéenne et très prochainement la région Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Les fichiers CSV au cœur de Ligeo Gestion

Ligeo Gestion stocke ses données dans une base de données relationnelle qui s'appuie sur le moteur de recherche Elastic Search, pour afficher les résultats dans Ligeo Gestion. Les fichiers CSV font partie intégrante de ce processus. On vous explique pourquoi le format CSV est un atout pour préserver l’autonomie de l’utilisateur. Nous revenons également sur leurs différentes fonctionnalités et sur la manière dont ils peuvent impacter les modules dans Ligeo Gestion.

Le format ouvert des fichiers CSV : gage de propriété des données

Les fichiers de type CSV font partie des formats dit ouverts : c’est-à-dire qu’ils offrent une interopérabilité avec d’autres technologies, sans limites. Les clients restent ainsi autonomes et sont libres de récupérer leurs données sans être prisonniers d’une solution.

Autre élément essentiel, ce format ouvert allié à un hébergement éthique garantit au client le principe de réversibilité des données. Autrement dit, le client repart avec l’intégralité de ses données si tel est son choix.

Les différents fonctionnalités des fichiers CSV

Les fichiers CSV ont plusieurs vocations :

  • une vocation d’export : en vue d’être conservés (pour avoir une vision à un instant T) ou d’être manipulés pour des analyses statistiques, grâce à des tableaux croisés dynamiques ou via un outil tiers ;
  • une vocation d’import : pour enrichir en masse les données dans Ligeo Gestion. En effet, l'import pourra, au choix, venir créer des données absentes ou mettre à jour des données déjà existantes.
Les exports

Les exports CSV sont entièrement configurables en termes de critères : chaque utilisateur peut choisir ce qu’il souhaite exporter et configurer cet export dans le module d'administration. Il n'y a pas de limites, tous les champs souhaités peuvent être exportés et il est possible de configurer autant d’exports que nécessaire.
Pour rappel, les éléments exportables sont actuellement au nombre de 9 : les producteurs, les entrées, les articles, les espaces, les instruments de recherche, les lecteurs, les communications, les articles à éliminer et enfin, les demandes d’élimination.

Les imports

Les imports de fichiers CSV sont possibles dans les différents modules de Ligeo Gestion et impactent différemment les fonds en ligne :

  • Si l’import a lieu côté collecte, cela crée ou met à jour des articles physiques.
  • Importer des fichiers CSV côté classement créera systématiquement des notices et impactera aussi les articles physiques, selon les options d’import choisies :
  1. D’une part, cela créera systématiquement des notices (au sein de l’instrument de recherche)
  2. D’autre part, cela mettra à jour voire créera les articles dans la collecte, selon les options d’import que vous aurez retenues.


Dans les deux cas, vous pouvez également importer de l’indexation (dans les ). Selon la configuration de la plateforme, cela créera soit des termes candidats (que vous pourrez valider ou refuser ensuite) soit des termes déjà validés, ou alors un refus d’importation de ce terme. Ce paramétrage est technique et si vous le souhaitez, nous pouvons le modifier.

Règles communes aux fichiers CSV

Pour rappel, que ce soit dans le cas d’export ou d’import de données, les fichiers CSV doivent être encodés en UTF-8, avec le séparateur “point-virgule” et avoir comme séparateur de texte le guillemet.

Pour terminer

Un petit aperçu d’une évolution à venir sur Ligeo Gestion : l’intégration de la fonctionnalité d’import/export du récolement. Nos équipes y travaillent activement en ce moment même et devraient être en mesure de proposer cette nouveauté avant l’été ! Encore un peu de patience donc.