Le connecteur As@lae version 2 : ce qui change

Le connecteur est issu de la collaboration entre Libriciel Scop et Empreinte Digitale, éditeur de Ligeo Archives pour offrir une solution mixte de gestion des archives papier et électroniques.

Nos équipes avaient ainsi développé une première version du connecteur entre As@lae et Ligeo Gestion : les documents électroniques stockés dans As@lae remontent ainsi automatiquement sous forme d’entrées, d’articles électroniques, et d’instrument de recherche dans Ligeo Gestion et sont gérés comme les autres éléments dans le logiciel. C’est ce que précise Annick Courtial, e-archiviste au sein du service des Archives Départementales de l’Ardèche : “Le connecteur s’appuie sur un moissonnage OAI-PMH à partir du logiciel métier Ligeo gestion. Il permet de récupérer les informations saisies lors du versement dans le SAE (Système d’Archive Électronique) en créant une entrée, en créant les articles et en créant un instrument de recherche d’entrée de façon automatique dans Ligeo gestion. Mais il manquait la brique permettant de diffuser les archives nativement numériques issues du SAE pour aller jusqu’au bout de la chaîne archivistique.”

L’Ardèche a d’ailleurs fait partie des premiers services équipés du connecteur As@lae :”en septembre 2018 nous avons mis en production le nouveau site internet avec Ligeo Diffusion et en octobre 2018 le logiciel Ligeo Gestion. Nous sommes passés ensuite à la phase 2 du marché, celle de la mise en place du système d’archivage électronique avec Libriciel.
A partir d’octobre 2021 nous avons travaillé avec Romain Stévant d’Empreinte Digitale sur un connecteur entre le SIA : Système d’Information des Archives (Ligeo) et le SAE (As@laé). Le connecteur V1 avec Asalaé 1.6.9, s’appuyant sur le SEDA 1.0 a été mis en production en avril 2021, faisant de l’Ardèche le deuxième service en France à avoir le connecteur.”

Avec la version 2 du connecteur, c’est un lien avec Ligeo Diffusion que nous avons ajouté. Il devient ainsi possible de diffuser des archives électroniques depuis As@lae directement sur son site Ligeo Diffusion. C’est chose faite pour l’Ardèche avec un travail de longue haleine enclenché en septembre 2022 mais quelque peu freiné par une cyberattaque et le passage à la deuxième version de As@lae : “en novembre 2022 nous sommes donc passé sur As@lae V2 et avons travaillé avec Romain Stévant pour adapter le connecteur avec le SEDA 2.1. Nous souhaitions ajouter la brique de diffusion des fichiers issus du SAE en travaillant également sur la diffusion des instruments de recherche à travers Ligeo diffusion afin de pouvoir les communiquer sur le site internet des Archives Départementales de l’Ardèche.Le connecteur Ligeo gestion – As@laé V2 a été mis en production en septembre 2023 avec la mise en place de la fonctionnalité pour diffuser les fichiers issus du SAE.“

Un projet mené conjointement avec le service des Archives Départementales de l’Ardèche

Ce projet de connecteur version 2 a été piloté conjointement avec le Service des Archives Départementales de l’Ardèche qui s’est engagé notamment dans une démarche de demande de subvention.

“Nous avons donc fait une demande de subvention ANET (Appel à Projets Archivage Numérique en Territoires) : un dispositif des Archives de France qui permet de soutenir des projets innovants dans le développement de l’archivage numérique au sein des services d’archives en territoire. Cette subvention nous a permis de financer une partie du développement de cette brique manquante avec Empreinte Digitale.” précise Annick Courtial

Aujourd’hui le connecteur est en production depuis septembre 2023 et a été lancé par le service, pour les fêtes de fin d’année comme l’explique Annick Courtial : “le connecteur Ligeo gestion – As@laé V2 a été mis en production en septembre 2023 avec la mise en place de la fonctionnalité pour diffuser les fichiers issus du SAE. Nous avons travaillé sur ce nouveau module en prenant en compte notamment les modalités d’accès et de diffusion paramétrables à partir de Ligeo gestion. Nous nous sommes appuyés sur le fonds du recueil des actes administratifs de l'Ardèche, dont les données sont librement communicables et diffusables et dont la demande de consultation est importante, pour effectuer tous les paramétrages de ce module. Pour les fêtes, nous avions créé sur le site internet des Archives une sorte de calendrier de l’Avent du mois de décembre, que l’on a appelé : compte à rebours avant les fêtes. Pour lancer ce nouveau module, la première case de ce calendrier menait vers ce nouveau service. Selon les statistiques la page de ce module a été la quatrième page la plus consultée de notre site en décembre 2023 !”

Retour d’expérience du service des Archives Départementales de l’Ardèche

Aujourd’hui le connecteur V2 apporte un vrai gain de temps pour les équipes du service des Archives Départementales de l’Ardèche.

Le connecteur facilite ainsi le travail de l’équipe des archives comme le souligne Annick Courtial : “aujourd'hui en deux clics les métadonnées des versements effectués dans le SAE remontent dans notre logiciel métier. Le connecteur effectue le moissonnage et crée les entrées, les articles et les IR d’entrée automatiquement. Avec un profil utilisateur Ligeo Gestion, les archivistes « experts » de l’équipe des Archives départementales peuvent notamment consulter dans l’onglet « médias » les fichiers issus du SAE et les visualiser sans passer par As@lae. Le gain de temps est non négligeable, notamment pour la mise en ligne sur notre site avec Ligeo diffusion : il suffit d’importer les IR (Instruments de Recherche) et les internautes ont accès aux données nativement numériques.Le gain de temps est évident également pour l’équipe, car contrairement au procédé habituel pour les archives papiers où il faut créer manuellement les entrées, les articles et les IR, avec le connecteur, cela se fait de manière automatique.”

En outre, cette nouvelle version du connecteur offre une gestion de la communicabilité et de la diffusion des fonds extrêmement fine : “la mise en ligne sur notre site via Ligeo Diffusion se fait en fonction du type d’IR. S’il y a une restriction d’accès sur la communicabilité qui a été indiquée dans As@laé et moissonnée par Ligeo Gestion, elle sera reprise automatiquement pour notre site Ligeo Diffusion. Avec ce connecteur nous avons également une gestion très fine de la diffusion. Parfois nous n’avons pas le droit de diffuser certains fonds sur internet, donc nous affichons seulement le nom du fichier en précisant qu’il est consultable en salle de lecture.”

Avec cette mise en production, le service des Archives Départementales de l’Ardèche a déjà en tête des idées d’évolution !
“Nous travaillons actuellement sur les modalités de consultation des archives électroniques en salle de lecture dans le cas où elles ne sont pas diffusables en ligne. Il faut que nous réfléchissions également à une possibilité d’accès pour les producteurs d’archives sans forcément passer par Ligeo Diffusion et qui ont des droits d’accès sur leurs archives versées. En tant que producteurs d’archives, il n’y a pas que le département, il y a aussi la préfecture, les syndicats, des archives privées … Il faudrait créer un moyen de mettre ces données à disposition de manière sécurisée pour les partager aux producteurs.” poursuit Annick Courtial.

Un retour d’expérience au SIAF, à l’AAF et lors des Journées ANET

Tout au long du projet, l’équipe des Archives Départementales de l’Ardèche a partagé ses avancées notamment avec le Service Interministériel des Archives de France (SIAF).

“Juliette Gaultier, notre directrice, avait fait plusieurs retours au SIAF et ils étaient très intéressés par une vraie démonstration. Nous y avons associé les équipes de Ligeo Archives car l’entreprise est pionnière sur le sujet.” partage Annick Courtial. Ainsi le 10 janvier dernier, nos équipes ont bien commencé l’année en se rendant au SIAF à Paris !

En outre, les équipes de l’Ardèche prévoient également de présenter cette nouvelle version du connecteur à l’Association des Archivistes de France et lors des Journées ANET : “ A la suite à la démonstration au SIAF, une démonstration est aussi prévue lors des journées ANET, qui est un temps de retours d’expériences des services d’archives ayant notamment réalisés leurs projets grâce aux subventions. Nous avons également une démonstration de prévue pour l’Association des Archivistes de France à Lyon en avril prochain, et beaucoup de demandes de démonstrations en visioconférence car d’autres services sont intéressés.”