Ligeo Gestion permet de gérer un récolement permanent dont la localisation des documents est faite en temps réel. Les articles des entrées nouvellement créées se retrouvent automatiquement dans une salle des entrées « virtuelle ». Il s’agit ensuite de déplacer les articles dans les espaces réellement utilisés. Il est à noter que les jauges d’occupations des espaces se mettent à jour automatiquement lors des modifications effectuées par les archivistes.

Le déplacement des articles peut se faire soit pas groupe d’articles soit article par article. Il suffit de les sélectionner ainsi que l’espace dans lequel  les positionner et de cliquer sur le raccourci « Déplacer les articles ». Il est ainsi facile d’effectuer des déplacements d’un espace à l’autre, dans le cas des refoulements par exemple.