Le module d'indexation collaborative définit plusieurs groupes d'utilisateurs avec des niveaux différents. De cette manière, les administrateurs du site peuvent adapter les documents selon les types de publics.

Il est également nécessaire d'identifier les utilisateurs désirant participer à l'indexation collaborative. Ils doivent pour cela s'authentifier en tant que tel et font l'objet d'un « test d'aptitude » afin que les administrateurs déterminent leur niveau et donc leur groupe.

L'administrateur de Ligeo Archives va pouvoir configurer les typologies de notices d'indexation. Les documents soumis au bénévolat sont en effet de morphologies et d'époques différentes ce qui signifie qu'ils doivent faire l'objet de regroupements spécifiques.

D'autre part, il est possible de configurer des formulaires qui s’afficheront sur le front office dans le visualiseur. Les différentes valeurs de l'indexation viendront aiguiller les utilisateurs.