L'approvisionnement et la mise à jour de la base de connaissances peuvent être réalisés par des indexeurs bénévoles s'ils disposent de droits adaptés. Le but du module est de proposer aux visiteurs, des données historiques précises dans une présentation cartographique dédiée. De ce fait, le paramétrage des recherches et de l'affichage des résultats sont très importants.
Il est possible de proposer plusieurs types de recherche pour amener les visiteurs vers leurs demandes. Ces modes doivent s'adapter aux différents publics qui fréquentent le portail documentaire.
Ainsi, le module peut afficher toutes les communes présentes en base sous la forme d'un abécédaire. De cette manière, les visiteurs peuvent accéder directement au toponyme qui les intéresse.
De même, une recherche simple full text est permise et peut s'associer à des formulaires de recherche thématique. Dans cette dernière, tout peut faire l'objet de configuration selon les demandes du public. Par exemple, il est possible de rechercher dans les armoiries, les devises ou les missions. Ces modalités sont à définir en amont.
Dans un module traitant de géographie historique comme celui-ci, il est indispensable de proposer un mode de restitution cartographique. Ligeo Archives le supporte en utilisant les technologies de mapping et de surcouches de calques.
De cette manière, il est à la fois possible de rechercher par "entités cartographiques". On entend sous ce terme, la possibilité de filtrer des zones directement sur la carte.
Par ailleurs, les résultats aux différents modes de recherches s'affichent sur la carte au travers de couches superposables afin que le visiteur ait une vision géographique de sa recherche.